Gestione del tempo: 8 passi per una efficace visione d’insieme

La gestione del tempo può essere un pensiero assillante. Vediamo come allenarci alla visione d’insieme con un esercizio in 8 passi, per aiutarti a essere più efficace.

Ti capisco, anch’io ho degli obiettivi da inseguire e cerco di essere più produttivo ottimizzando i tempi per migliorare le mie prestazioni. Dopotutto, è il desiderio di molte persone: guadagnare di più e trovare il tempo di stare con la propria famiglia e le proprie passioni.

Sono obiettivi comuni, ma sono i tuoi obiettivi e sono importanti per te.

Saper gestire il tempo ti permette di coordinare le attività da svolgere ed essere ancora più efficace, sia dal punto di vista personale che professionale. Ti offre l’occasione di ottenere quelle sensazioni di equilibrio e serenità necessarie per concentrarti sulle priorità fondamentali:

• Migliorare la qualità della tua vita.
• Sentire il piacere della libertà che nasce dall’autonomia.
• Essere felice.

Il resto sono mezzi, strumenti, strategie, che ti facilitano nel progredire, o almeno dovrebbero.

Anche a te è successo di restare intrappolato nei mille stratagemmi che hai cercato di apprendere per ottimizzare la gestione del tempo?

Dovrebbero farti sentire più smart, in gamba, veloce, preciso e affidabile. Tutte qualità che potrebbero portarti ad aumentare il volume d’affari e donarti “tempo libero”.

Il tempo che hai sempre sognato d’impiegare per riprendere quella passione abbandonata nell’angolino buio dei “vorrei, ma non posso”. Oppure, quella relazione da vivere con maggiore presenza e serenità.

Ti capisco, sai.

Svolgo l’attività di coach, facilitatore personale e aziendale da oltre dieci anni. Il fil rouge che accomuna tutte le esperienze delle persone con cui ho collaborato risiede nel tempo perso ad apprendere strategie di gestione del tempo rivelatesi fallimentari. E lo capisco bene, perché anch’io ho fatto un lungo percorso in cui ho sbattuto la testa in molte apparenti “soluzioni”.

Ancora oggi, cerco di perfezionare le mie attività di gestione del tempo, perché ho capito che la domanda iniziale può essere diversa, ha vari livelli di complessità. A seconda, se parlo con un imprenditore, un manager o un professionista. Alcuni sono focalizzati su obiettivi nel breve, altri nel medio-lungo termine, ma il senso è comune: maggiore serenità e sensazione di progredire, di non soccombere agli ostacoli quotidiani.

È una sfida importante, e ammiro chi, come te, se la pone, perché vuol dire allontanarsi dalla rassegnazione e dalla staticità, entrare in un meccanismo creativo e progressivo.

Perché c’è ancora bisogno di parlare di gestione del tempo

Lo so, stai pensando: “ok Antonio, ma sulla gestione del tempo se ne parla già da tempo, esistono tanti metodi di varia estrazione (scienze manageriali, psicologiche, ecc.). Che bisogno c’è di parlarne ancora?

Hai ragione, ne sono consapevole, ma non sono affatto sicuro che tutta la letteratura a disposizione sia sufficiente per aiutarti a migliorare la gestione del tempo, dei tuoi risultati e la qualità della tua vita.

Anzi, sono abbastanza critico. Il mio non è un preconcetto, sono sempre stato appassionato di gestione del tempo, sia a livello personale che professionale. Ma spaziando anche su altre discipline, mi sono reso conto di come “ragionare per comparti stagni” sia improduttivo e inefficace.

Ecco perché ho cercato di mettere al centro delle mie strategie la “visione d’insieme”, per allenarmi e cercare di ottenere ottimi risultati nella gestione del tempo.

Gestione del tempo: la logica “causa–effetto”

Faccio un esempio per spiegarmi meglio: immagina che Mario, un imprenditore con un’azienda di trenta persone, percorra decine e decine di km in auto, ogni giorno.

Con una certa e inquietante frequenza, gli capita di recarsi dal suo meccanico di fiducia, perché sente dei rumori provenire dalle ruote.

Quasi sempre, il meccanico trova dei problemi nella zona delle assi e dei semi-assi. Se non sei pratico di auto, non ti preoccupare, niente di trascendentale: stiamo parlando di tutte quelle parti che collegano le ruote alla struttura dell’auto e al motore.

Mario è sconcertato perché più volte all’anno deve ricorrere a queste riparazioni. Quindi, perde tempo e denaro. Ha provato a cambiare anche auto e meccanico, ma ha scoperto che non erano quelle le cause. Poi, ha trovato una motivazione logica: le strade sono ormai piene di buche.

In realtà, la causa principale risiede nel fatto che Mario organizza appuntamenti troppo vicini e non riuscire a regolarne la durata. Si trova spesso ad avere meno tempo di quello calcolato per spostarsi e raggiungere la destinazione successiva. Quindi, è costretto a viaggiare in uno stato perenne di agitazione e nervosismo che producono una guida incerta e scostante: accelerazioni frenate e sterzate improvvise, poco attenta e molto usurante per l’auto.

Ti sembra assurdo? Eppure, è capitato anche a me e a molte persone in gamba che conosco.

Ti ho raccontato questo breve episodio per condividere come la logica “Causa-Effetto” non sempre sia valida per migliorare o cambiare una situazione. Ovvero, non sempre il pensiero lineare e sequenziale, ti permetterà di superare le situazioni poco positive.

Allora come fare?

8 passi per gestire il tempo con la visione d’insieme

Così come per la logica del pensiero lineare, lo stesso avviene un po’ per tutte le tecniche di gestione del tempo. Spesso sono prodotte da una cultura “causa-effetto” meccanicistica che, ahimè, poco a che fare con la variabilità e l’emotività di una persona.

La buona notizia è che la “visione d’insieme” è una modalità di pensiero che si può allenare, e che può portare vantaggi in diversi ambiti della propria vita e del proprio business.

La visione d’insieme permette di migliorare il tuo approccio alla gestione del tempo

Nei prossimi articoli riporterò dei casi concreti che ho avuto la fortuna di gestire con alcuni titolari d’azienda.

Nel mentre, ti vorrei proporre 8 passi per offrirti, da subito, un percorso che puoi iniziare se vuoi allenarti.

Sei pronto? Partiamo.

#1 Disimpara

A volte, più che aggiungere nuove nozioni, dobbiamo togliere. Diversi studi dimostrano che abbiamo risorse interne capaci di assolvere certi compiti al meglio. Addirittura, siamo già in grado d’imparare rapidamente ciò di cui abbiamo bisogno.

Mettiti in “open mind” e per un po’ liberati da tutti i concetti e le tecniche e sulla gestione del tempo, anche le più famose:

• Elenchi di priorità.
• Tecniche di project management.

Se senti una voce che ti dice “ma è così…”, “si è sempre fatto così…”, ringraziala per il consiglio, ma dille che sei tu a decidere e che sei determinato a provare un’altra strada.

#2 Rilassati

Qualsiasi nuova competenza vogliamo sviluppare, è improbabile riuscire a farlo mentre siamo preoccupati da cento cose. Può sembrare ovvio, ma meglio ripeterlo: trova un luogo e uno spazio protetto, dove puoi rilassarti e concentrarti. Assumi un “controllo rilassato” della tua attenzione.

#3 Immagina

Non forzare la mente a fare e seguire cose che non sono naturali.  Quello che funziona meglio è ciò che è più vicino alla naturalezza. E per natura quando desideriamo un qualcosa lo immaginiamo prima.

Quindi prova a immaginarti assolutamente padrone del tuo tempo, vivi sia a livello di immagini che di sensazioni la tua giornata migliore:

• Cosa c’è di particolare?
• Cosa pensi?
• Come ti comporti?
• Cosa dici?
• Come ti senti?
• Cosa accade?

Se quello che stai immaginando ti fa sentire bene, allora ci siamo, altrimenti riprova finché questo non accade. Immaginare nel dettaglio il processo che conduce all’ottenimento del risultato aiuta la tua mente a farlo naturalmente.

#4 Sospendi il giudizio

Timothy Gallwey, allenatore di tennis della Harward University e autore del libro “Gioco Interiore nel Tennis”, afferma che dentro di noi ci sono due Sé: il Sé 1 e il Sé 2.

Il Sé 2 sa osservare, imparare e fare in modo naturale, se non viene condizionato dal Sé 1. Quest’ultimo lo definisce come la “mente sentenziosa”. Sarebbe il nostro critico interiore, quello che ci dice “Avrei dovuto fare così…”, “non ho fatto quello che avevo pianificato…”.

Questo fattore è uno di quelli che rende più difficile progredire nella gestione del tempo.
Sospendi qualsiasi tipo di giudizio e concentrati soltanto sull’osservazione rilassata di quanto stai valutando.

#5 Scegli cosa osservare

Focalizza la tua attenzione su una cosa specifica a cui dedicare la tua attenzione domani. Posso suggerirti di scegliere tra questo genere di elementi:

• Pensieri.
• Parole,
• Azioni.
• Reazioni degl’altri.

Per esempio, scrivi: domani scelgo di focalizzare la mia attenzione sui miei pensieri.

Ti suggerisco di non osservare più di un elemento al giorno, per non creare eccessiva complessità.

#6 Registra le tue osservazioni

Assicurati di registrare le tue osservazioni nero su bianco per poterle riconsultare e ricordati di non giudicarti, né di esprimere sentenze verso te stesso: altrimenti non funziona. Devi solo allenarti a osservare in maniera un po’ distaccata ciò che accade dentro e intorno a te.

#7 Analizza

Consulta quello che hai scritto, e verifica se puoi individuare nuovi punti di focalizzazione. Se oggi mi sono focalizzato su questo… domani su cos’altro?

#8 Ripeti

Riesegui i punti da 1 a 7 ciclicamente, e se il risultato non ti soddisfa subito, “limitati” a seguire l’allenamento.

Gestione del tempo: cosa ne pensi?

Questo è uno dei possibili modi in cui puoi allenare la tua visione d’insieme, sfruttando in maniera pratica concetti che derivano dagli studi di:

• Consapevolezza.
• Intelligenza emotiva.
• Gioco interiore.
• Creatività.

Immagina, ti offre un’alternativa al pensiero “Come fare per…”, e punta tutto su “Dov’è focalizzata la mia attenzione?”.

Come hai potuto constatare è ben lontano da limitarsi a stilare le solite liste di attività e obiettivi, ma ho notato che produce effetti persistenti nel tempo. Permette di lavorare sulla tua consapevolezza personale e generare una naturale e progressiva autoregolazione.

Scarica l’esempio del – Diario per registrare l’allenamento – che ti ho preparato.

Se riuscirai a provarlo per almeno una settimana, avrai già raggiunto un obiettivo importante: saperti allenare alla consapevolezza personale e alla visione d’insieme. Avrai il vantaggio di consolidare le basi di un percorso su cui attuare ulteriori strategie.

Lo spazio riservato ai commenti è a tua disposizione. Raccontami come sta andando e se hai bisogno di chiarimenti, mi trovi qua.

Ci alleniamo insieme?